CLAVES LEGALES Y PRÁCTICAS PARA LA CELEBRACIÓN DE ASAMBLEAS VIRTUALES
Esta guía ofrece respuestas a las preguntas frecuentes sobre la normativa y requisitos tecnológicos de las asambleas remotas.
Luis Maldonado
Socio
Las asambleas digitales han transformado la forma en que las empresas abordan sus procesos de toma de decisiones. Y es que la utilización de medios remotos posibilita la participación de los miembros de la organización desde cualquier parte del mundo, promoviendo una comunicación constante y efectiva.
Esta transición de las reuniones presenciales a virtuales no solo se debe a los avances tecnológicos, sino también ha sido impulsada por eventos globales, como la epidemia de Covid-19, que ha provocado una rápida adopción de plataformas para llevar a cabo asambleas.
En el ámbito legal, el derecho mexicano ha tenido que adaptarse para regular de manera adecuada las asambleas digitales sobre todo a partir de 2021. Posteriormente el 20 de octubre de 2023, se publicó la modificación de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) en relación con el uso de medios electrónicos en las asambleas de las sociedades mercantiles:
Ø LGSM: permite la celebración de asambleas por medios electrónicos para la sociedad de responsabilidad limitada, la sociedad anónima y la sociedad por acciones simplificada.
Ø CCDF: autoriza la realización de asambleas por medios electrónicos para sociedades y asociaciones civiles de CDMX.
Ø Código de Comercio (CCom): reconoce los actos efectuados por medios remotos, condicionando su eficacia a la utilización de firmas electrónicas simples o avanzadas.
Ø Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal: admite como prueba la información generada o comunicada que conste en medio electrónicos, ópticos u otras tecnologías, siempre que cumpla requisitos específicos, y
Ø NOM-151-SCFI-2016, “Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos”: determina que la preservación digital debe realizarse por un prestador de servicios de certificación autorizado por la Secretaría de Economía, conforme a las prácticas comerciales y los lineamientos técnicos establecidos.
En este sentido, hay temas que considerar muy relevantes para que tu empresa pueda trabajar con este tipo de asambleas:
1. El artículo 6 de la LGSM señala que los estatutos deben prever la celebración de las asambleas mediante el uso de medios electrónicos, ópticos u otras tecnologías que posibiliten la participación remota de los asistentes. Así, si los estatutos actuales no contienen esta disposición, será necesario modificarlos para habilitar las asambleas digitales.
2. Según los artículos 80 y 179 de la LGSM, se permite la realización de asambleas fuera del domicilio social, siempre y cuando cuenten con la aprobación unánime de todos los socios. Además, se autoriza el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología para dichas asambleas, con la condición de especificar el domicilio en el cual se llevó a cabo la reunión.
Interpretando estos artículos, se podría afirmar que en caso de que se realice una asamblea virtual con participantes ubicados en diferentes lugares, la ley permite que el acta refleje el domicilio acordado en los estatutos para llevar a cabo la reunión.
3. Para que una sociedad realice reuniones virtuales, es importante que se asegure e incluya en su contrato social que los mecanismos empleados garanticen el acceso, la acreditación de la identidad de los participantes y, en su caso, el sentido de su voto, tal como lo exige el artículo 6 de la LGSM.
4. Tanto en las asambleas presenciales como en las virtuales, es esencial emitir una convocatoria. En sociedades anónimas, este debe ser publicada en sistema electrónico de publicaciones de sociedades mercantiles (PSM) de la secretaría de Economía, con al menos 15 días de antelación a la fecha programada para su realización. Este requisito no aplica si, al momento de la votación todas las acciones están representadas, según lo establecido en los artículos 186 y 188 de la LGSM.
Además de los elementos habituales, de la convocatoria para las reuniones presenciales, como la fecha, horario, orden del día y firma de quien la realiza, la convocatoria para la asamblea digital debe incluir la indicación de la plataforma a utilizar y el ID de la reunión.
Aunque estos requisitos no se contemplan expresamente en la LGSM, son un paso previo para asegurar la verificación de la identidad de los participantes, lo cual, de acuerdo con el artículo 6 del mismo ordenamiento, debe garantizarse.
Los medios electrónicos, ópticos u otras tecnologías para llevar a cabo las asambleas virtuales, son de elección libre para cada sociedad; sin embargo, deben posibilitar el acceso, la acreditación de la identidad de los participantes y, en su caso, el sentido de su voto, como lo prevé el numeral 6 de la LGSM.
Existen diversas plataformas con la capacidad técnica para cumplir con estos requisitos, tanto de pago como gratuitas; por ejemplo, Zoom, Google Meet, entre otras. Cualquiera que sea la elección, esta deberá quedar registrada en los estatutos.
5. Según el artículo 65, fracción XIV de la LGSM, es indispensable establecer mecanismos en los estatutos que permitan la acreditación de la identidad de los asistentes en el caso de celebrar asambleas virtuales.
En este sentido, la mayoría de las aplicaciones de videoconferencias ofrecen una “sala de espera” donde el anfitrión autoriza la entrada de manera individual a la reunión. Esto facilitará el ingreso más controlado, donde los asistentes acceden mediante un código o contraseña, al tiempo que presentan su identificación oficial frente a la cámara.
Si un accionista acude a través de un representante, este último deberá exhibir el documento que lo acredite como tal. Se recomienda que, antes del inicio de la sesión, el presidente o secretario de asamblea tenga a la vista el documento para asegurar su autenticidad.
6. Durante la asamblea esta permitida la presentación de documentos en formato electrónico, aunque es fundamental garantizar que todos los participantes tengan acceso adecuado a la tecnología y se establezcan previamente los mecanismos para la presentación y revisión de estos documentos digitales.
Además, si se trata de aprobación de estados financieros, durante el periodo entre la publicación de la convocatoria y la celebración de la asamblea, el informe respectivo debe estar a disposición de los accionistas, ya sea en las oficinas de la sociedad o, en su defecto, en el medio electrónico, determinado en los estatutos.
La grabación de la asamblea, además de ser válida, es necesaria para respaldar los procedimientos y decisiones tomadas durante la reunión. Sin embargo, este debe considerarse como un complemento adicional al respaldo documental, como el acta de asamblea, que se realice.
Asimismo, es esencial que los participantes de la asamblea estén informados y otorguen su consentimiento para la grabación de la sesión, y que la aplicación utilizada garantice la seguridad y confidencialidad de la grabación.
7. De acuerdo a los artículos 89 del CCom y 194 de la LGSM, las actas de asamblea pueden contener firma autógrafa o electrónica. Por lo tanto, la decisión de si el acta queda sentada por escrito o digital dependerá de lo establecido en los estatutos de cada sociedad.
En caso de elegir la firma electrónica, deben seleccionar una plataforma que permita la trazabilidad de la firma y cuente con un mecanismo para identificar que es atribuible a la parte que la firmó.
Además, si optan por el acta digital, es importante destacar que el artículo 33 del Código de Comercio condiciona la conservación electrónica de los documentos a que se cumpla la NOM-151-SCF1-2016, que establece pautas técnicas y requiere la conservación por un proveedor certificado.
8. En el caso de las sociedades anónimas, las asambleas extraordinarias sí deben ser protocolizadas e inscritas en el Registro Público de Comercio, independientemente de si se documentan con firma autógrafa o digital.
En este contexto, los fedatarios públicos protocolizan el acta electrónica siempre que los estatutos contemplen la celebración de la asamblea por medios remotos y la expedición del acta con firma electrónica. Además, solicitarán la acreditación de que las firmas son atribuibles a quienes las plasmaron, lo cual puede verificarse mediante las constancias proporcionadas por las plataformas contratadas.
Entender las regulaciones relacionadas con las asambleas digitales permite a las empresas cumplir con la ley y evitar posibles nulidades para no acatar con los requisitos legales establecidos.
Comprender cómo llevar a cabo asambleas digitales puede ayudar a las sociedades a optimizar sus procesos de toma de decisiones, especialmente en situaciones donde la presencia no es posible o conviene, ya que permiten la participación desde cualquier parte del mundo.
Finalmente, la utilización de tecnología para las asambleas virtuales puede mejorar la transparencia al facilitar el registro de participantes, votos y decisiones tomadas durante la reunión, lo que contribuye a una mayor claridad de los procesos de toma de decisiones corporativas.
